Políticas de tratamiento, privacidad y protección de datos personales

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen o sustituyan, nos permitimos informar a nuestros empleados, proveedores, clientes o potenciales clientes, familiares de empleados y público en general (quienes colectivamente se denominan “Titulares de los Datos Personales”) que se encuentran incluidos en las bases de datos de GRUPO GIRA S.A.S., identificada con NIT 900.009.884-1, domiciliada en Bogotá D.C., Colombia (en adelante la “Sociedad”) y la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión de la compra, venta u oferta de productos y servicios, o a través de actividades de mercadeo y vinculación laboral realizadas por la compañía, o a través de la celebración de alianzas o acuerdos estratégicos, o de cualquier otra forma, en medios electrónicos, físicos o redes sociales, lo siguiente:

I. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Sección 1.1. Definiciones. Para los fines de esta política se definen: A. Autorización: Consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales; B. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento; C. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; D. Datos de Menores de Edad: Se entiende por Datos de Menores de Edad, los datos personales de las niñas, niños y adolescentes (menores de 18 años de edad). E. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento en este caso, la Sociedad; F. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; G. Titular de Datos Personales, la persona natural o jurídica cuya información personal sea almacenada en las bases de datos de la Sociedad y sea objeto de Tratamiento; H. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Sección 1.2. Finalidades. Los Datos Personales tales como nombres y apellidos, número de identificación, género, fecha de nacimiento, dirección de residencia, números de teléfono y celular y correo electrónico de los trabajadores y/o candidatos en procesos de selección, clientes y/o proveedores, o potenciales clientes y/o proveedores de servicios y/o contratistas, de y para la Sociedad, y en general, para todas las personas que otorguen su autorización conforme a la presente política de protección de Datos Personales, son utilizados para el cumplimiento del objeto social de la Sociedad y específicamente para: A. Dar cumplimiento a las obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, y en general, las obligaciones legales a cargo de la Sociedad; B. Adelantar actividades y programas de bienestar dirigidas a los trabajadores de la Sociedad, o a sus familiares; C. Realizar trámites de incapacidades, reintegros o de cualquier otra naturaleza ante el Sistema General de Seguridad Social, y recepción de la historia clínica para los colaboradores de la Sociedad para tales efectos; D. Para los trabajadores, dar cumplimiento a las normas laborales respecto a dotación y demás aplicables; E. Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1527 de 2012 y sus reglamentos, o las normas que las modifiquen o sustituyan; F. Tomar la información de enfermedades, alergias, o cualquier otra similar relativa a la salud, para efectos de garantizar la seguridad y la oportuna actuación en el evento de alguna emergencia o necesidad en la ejecución del objeto social de la Sociedad; G. Capturar imágenes, tomar fotos y/o hacer cualquier registro de la imagen de los menores de edad con el fin de garantizar su seguridad, ofrecer tranquilidad a los representantes legales de estos respecto a cómo se está desarrollando la actividad por parte de los menores de edad y, cuando exista autorización previa, e informada, que se procedan a hacer publicaciones al público en general. H. Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas, y en general, a todos los destinatarios de la presente política; I. Ejecutar políticas y actividades de mercadeo en relación con los servicios y bienes ofertados por la Sociedad; J. Evaluar y procurar la calidad de nuestros bienes y servicios, y ofrecer soporte y servicio al cliente. K. Remitir comunicaciones de interés para los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas de la Sociedad; L. Proveer bienes y servicios requeridos por la Sociedad; y por los contratantes de la Sociedad; M. Elaborar las guías de transporte a través de las cuales se les remitirán productos, servicios, ofertas, o cualquier tipo de comunicación; N. Efectuar los cobros de cartera y/o confirmar pagos; O. Verificar el cumplimiento de los requisitos específicos para el Titular de la Información con respecto a las autorizaciones que deba tener para ejercer su actividad, ante cualquier autoridad pública; P. Convocar a los proveedores y contratistas a procesos de selección para la provisión de bienes y servicios requeridos por la Sociedad; Q. Adelantar investigación de precios de mercado de bienes y servicios requeridos por la Sociedad; R. Proveer información sobre los servicios ofertados por la Sociedad, efectuar eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial y/o publicitario; S. Suscribir contratos con terceros; T. Expedir órdenes de compra y/o de servicios; U. Entrega de información a las compañías aseguradoras autorizadas en Colombia para la suscripción o afectación de las pólizas contratadas por la Sociedad y que tengan relación con algún Titular de la Información; V. Entrega de los Datos Personales a terceros relacionados con la Sociedad única y exclusivamente para la correcta y debida prestación de los servicios de la Sociedad, quienes actuarán como encargados de la Información conforme a lo establecido en la presente Política. W. Certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con la Sociedad; X. Realizar propuestas y ofertas de negocios y/o servicios.

Sección 1.3. Principios. Los principios señalados en el presente artículo, constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Reglamento. A. Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la Sociedad debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le fue y será oportunamente informada al Titular, y que consta en esta Política. B. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información. C. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular, quien garantiza que así sea. D. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. E. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por la Sociedad se deberá almacenar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. F. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. G. Principio de unidad: los Encargados de Tratar la información serán responsables de darle el Tratamiento a los Datos Personales conforme a la presente Política. H. Principio de prevalencia de los derechos de los menores de edad: el tratamiento de los Datos de los Menores de Edad se hará conforme a lo que establece la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en concordancia con lo establecido por la Corte Constitucional. En todo el tratamiento de los datos que haga la Sociedad prevalecerán los derechos de los menores de edad. Sección 1.3. Sobre los Datos Personales de empleados y/o candidatos en proceso de selección. Los Datos Personales de empleados y/o candidatos en proceso de selección suministrados en la hoja de vida durante el respectivo proceso de selección y en el contrato de vinculación laboral, son utilizados para para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de la Sociedad y de los diferentes departamentos dentro de la Sociedad, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que mantiene con la Sociedad. Así mismo, son utilizados para integrar expedientes laborales, pago y administración de nómina; pago de beneficios, salarios y prestaciones, bonos, reembolsos, pensiones, contratación de seguros, documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, creación de cuentas de correo electrónico laboral, elaboración de directorio de la empresa, asignar herramientas de trabajo, asignar claves y contraseñas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración del contrato de trabajo, verificar referencias personales y laborales, contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia. De otra parte se advierte que los Datos Personales de los aspirantes que participan en procesos de selección de empleados, convocados por la Sociedad, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de recursos humanos y demás departamentos dentro de la compañía, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, verificar referencias personales y laborales, contactarlo y enviarle información referente a las distintas etapas del proceso de selección, además de lo establecido en la Sección 1.2. de la presente Política de Protección de Datos Personales

Sección 1.4. Sobre los datos de nuestros clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas. Los datos de nuestros clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas suministrados en los contratos, son utilizados para para verificar y confirmar su identidad, si son personas naturales, así como administrar y operar la ejecución de los contratos de la Sociedad dentro de los diferentes departamentos existentes en la Sociedad, para certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con la Sociedad. Así mismo, son utilizados para integrar expedientes contractuales, pago y administración de valores pactados en los contratos; documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, elaboración de directorio de la empresa, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración de los contratos, verificar referencias personales y profesionales, además de lo establecido en la Sección 1.2. de la presente Política de Protección de Datos Personales. De otra parte se advierte que los Datos Personales de los Potenciales Clientes que participan en procesos de selección mediante su oferta, convocados por la Sociedad, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, si son personas naturales, así como verificar la capacidad del Potencial Cliente para administrar y operar la ejecución de los contratos, para certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, así como administrar y operar los procesos de los distintos departamentos dentro de la compañía, para el control interno de conocimientos, verificar referencias personales y profesionales, además de lo establecido en la Sección 1.2. de la presente Política de Protección de Datos Personales

Sección 1.5. Sobre los Datos de los Menores de Edad. Los Datos de los Menores de Edad podrán ser tratados en la medida en que dicho tratamiento responda y respete el interés superior de las niñas, niños y adolescentes y se asegure el respeto a sus derechos fundamentales, con la autorización debida y únicamente para los fines establecidos en la presente Política. En ningún momento los Datos de los Menores de Edad serán vendidos o publicados sin la autorización debida. Se entiende que los Datos de los Menores de Edad que son sensibles o privados, como los relativos a enfermedades, alergias o cualquier tipo de tratamiento que se esté adelantando, se tratarán única y exclusivamente para garantizar la seguridad, la salud y la integridad del menor de edad en la ejecución del objeto social de la Sociedad, en atención a que, precisamente, los menores de edad son quienes están recibiendo los servicios ofrecidos por la Sociedades. Los Titulares menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro. Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales de los Menores de Edad, salvo que exista autorización expresa de sus representantes legales.

Los representantes legales de los menores de edad y los mismos menores de edad reconocen que, con la autorización que dan para el Tratamiento de los Datos Personales de los Menores de edad cumplen con los siguientes requisitos: (i) La finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes, para garantizar su seguridad, salud y libre desarrollo; (ii) es obligación de la Sociedad asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes; (iii) de acuerdo con la madurez del niño, niña o adolescente, los representantes legales y/o la Sociedad deben tener en cuenta su opinión y criterios.

II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES. Se informa a todos los titulares de los Datos Personales almacenados en bases de datos de la Sociedad que los derechos que tienen sobre el Tratamiento de dicha información personal incluyen: A. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad; B. Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales sean rectificados, modificados, actualizados o eliminados; C. Solicitar prueba de la autorización emitida para el almacenamiento de sus Datos Personales en las bases de datos de la Sociedad, salvo lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. D. Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales; E. Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; F. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en las bases de datos de la Sociedad, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales; G. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales tal y como los mismos están almacenados en las bases de datos de la Sociedad; H. Cualquier otro otorgado en virtud de la ley o cualquier norma proferida por el Gobierno o el Congreso sobre la protección de Datos Personales.

III. EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES. Para efectos de ejercer los derechos establecidos en el numeral II, el Titular de los Datos Personales se puede contactar con la Sociedad como Responsable del Tratamiento de dicha información. Los siguientes son los datos de contacto del responsable de la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos con respecto a los Datos Personales que nos han sido suministrados: Teléfono de contacto: (571) 533 4004 – 08 Área de contacto: Tatiana Cerón Arévalo Correo electrónico de contacto: Tatiana.ceron@grupogira.com Dirección de contacto: Carrera 21 No. 86 – 81 (Bogotá D.C.)

IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. Sección 4.1. Contacto. Para el ejercicio de los derechos propios del Titular de la Información consignada en las bases de datos de la Sociedad, y revocar la autorización de uso y almacenamiento de dicha información personal, el Titular de los Datos Personales debe dirigir la solicitud o reclamo respectivo a la información de contacto establecida en el Título III de la presente política. Dicha solicitud o reclamo será objeto de respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su efectiva notificación a la Sociedad. Dicho término de respuesta podrá ser prorrogado, pero en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Sección 4.2. Consulta. El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de la Sociedad el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Sección 4.3. Solicitudes y/o reclamos. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Sociedad, el cual será tramitado bajo las reglas amparadas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y en especial por lo que se determina en la presente sección. Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por el Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; por el representante legal de la persona jurídica, o por estipulación a favor de otro o para otro, debiéndose acreditar, en todos los casos, la representación. Para la solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria, ésta debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Sociedad y contener, como mínimo, la siguiente información: (i) El nombre y domicilio del titular o del causahabiente; (ii) la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos; y (iii) la solicitud concreta. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

V. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD, Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de la Sociedad se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por la Sociedad para estos efectos y las cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en la página web www.andarescolombia.com Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de la Sociedad serán publicadas en la página web antes mencionada y podrá ser comunicada a los Titulares de Datos Personales a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de la Sociedad.

VI. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Se informa al Titular de Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad que se adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales y evitar su alteración, pérdida, Tratamiento o acceso no autorizado.

VII. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, la Sociedad se compromete a cumplir con los siguientes deberes que por Ley le sean aplicables en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales: A. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. B. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. C. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares, cuando esto pueda resultar aplicable o necesario. D. Registrar en la base de datos un aviso tendiente a advertir que puede existir algún tipo de requerimiento o reclamo en trámite. E. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. F. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular de la Información y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. G. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. A su vez, cualquier persona natural o jurídica que sea Encargada del Tratamiento de los Datos Personales cuando la Sociedad actúe como Responsable de la Base de Datos, deberá ceñirse a lo establecido en la presente Política.

VIII. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS, Y DE LA POLITICA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. Las vigencias de todas las Bases de Datos se la Sociedad son indefinidas. Las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales entran en vigencia a partir del 01 de Junio del 2017.